Gmail mit eigener Domain (für Unternehmen)

Falls du eine Website betreibst, dann hast du dich bestimmt schon mit der DSGVO beschäftigt. Was viele Selbstständige nicht auf dem Schirm haben: die DSGVO gilt nicht nur für Webseiten, sondern auch für das E-Mail Programm, denn mit diesem werden ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet.

Da nahezu alle einschlägigen Blogs das Thema sträflich vernachlässigen, habe ich 2021 alle DSGVO konformen E-Mail Programme geprüft und dabei festgestellt, dass Gmail bezüglich Sicherheit und Funktionalität alternativlos ist.

Gmail und DSGVO konform? Ja, aber nur bestimmte kostenpflichtigen Versionen. Warum es sich lohnt, einige Euros pro Monat in ein Google Workspace zu investieren, erfährst du gleich.

Google Workspace ist der Nachfolger der "G Suite". Wer einen kostenlosen Google Account anlegt, dem stehen eine ganze Palette von Apps zur Verfügung (die bekanntesten sind Gmail, Drive und der Kalender) sowie 15GB Speicherplatz. Die kostenlose Version von Google Workspace eignet sich für Gewerbetreibende jedoch nicht, da kein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden kann. (Diesen benötigst du zwingend, da Google in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet.)

Bei den kostenpflichtigen Paketen können in der "Admin-Konsole" diverse Verträge (Standardvertragsklauseln) aktiviert werden, die von der EU-Komission abgesegnet wurden. Wichtiger Hinweis: die Verträge sind nicht automatisch aktiv, du muss sie manuell aktivieren resp. zustimmen (unter Kontoeinstellungen > Rechtliches und Compliance).

Im Gegensatz zur kostenlosen Version sind alle Apps werbefrei und es kann eine eigene Domain verbunden werden. Da ab dem Paket "Standard" der Serverstandort "Europa" gewählt werden kann, empfehle ich dir dieses Paket. Hier siehst du die Standorte der Rechenzentren.

Die Einrichtung eines Workspace Accounts ist zwar aufwändig, aber in Anbetracht der vielen Vorteile lohnt es sich auf jeden Fall. Ein grosser Vorteil beim Paket "Business Standard" ist die Funktion "Mehrfachversand". Deine Newsletter kannst du ganz einfach mit Gmail erstellen und benötigst dafür keinen zusätzlichen Anbieter. Mit den 2TB Speicherplatz (2 Terrabite = 2000 Gigabyte!) benötigst du keinen NAS-Server und wirst vermutlich einige Jahre versorgt sein, selbst wenn du deinen gesamten Computerinhalt in Drive spiegelst.

Damit du begutachten kannst, wie ein mit Gmail erstellter Newsletter daherkommt, habe ich eine Demo erstellt. Falls du dich hier anmeldest, kriegst du eine automatische Anmeldebestätigung. Einige Zeit später (in der Regel gleichentags) sende ich dir einen Demo-Newsletter. Wenn du auf den Abmeldelink klickst, erhältst du eine automatische Bestätigung für die Abmeldung.

(Für die Demo führe ich natürlich keine Empfängerliste. Solltest du dich nicht abmelden, erhältst du keine weiteren Newsletter.)

Sehr löblich finde ich, dass ein Workspace-Abo jederzeit per sofort (auf den selben Tag) gekündigt werden kann. 

Falls du auf der Suche nach einem Tool bist, mit dem du dein Business professionell (effizient und DSGVO konform) managen kannst, dann kann ich dir Google Workspace Business Standard wärmstens empfehlen.

Möchtest du wissen, ob ich von Google Almosen kriege für diese Werbung? Leider nein.